{"id":96,"date":"2008-10-05T23:20:01","date_gmt":"2008-10-05T21:20:01","guid":{"rendered":"http:\/\/www.orcero.org\/irbis\/blog\/gtd-get-things-done\/"},"modified":"2009-01-13T22:40:11","modified_gmt":"2009-01-13T20:40:11","slug":"gtd-get-things-done","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/almacen\/blog\/index.php\/gtd-get-things-done\/","title":{"rendered":"GTD &#8211; Get Things Done"},"content":{"rendered":"<p>GtD \u2013 Get Things Done- ser\u00e1 la primera entrada sobre productividad; ya que es una de las herramientas m\u00e1s potentes de eficiencia personal que conozco.<\/p>\n<p> Mi entrada al GtD fue muy tarde. Una pena: <strong>GtD es una de esas cosas que me hubiese gustado que me explicaran a los 14 a\u00f1os<\/strong>; y he terminado aprendiendo bien pasados los 30.<\/p>\n<p><!--adsense--><\/p>\n<p> Al principio de mi andadura como aut\u00f3nomo, decid\u00ed que iba a emplear un porcentaje de mi tiempo en mejorar mis habilidades: lo que com\u00fanmente se denomina \u201cafilar el hacha\u201d. Quer\u00eda huir de los \u201clibros de caballer\u00eda\u201d -es decir, los de autoayuda-, que en base a una frase ingeniosa o graciosa te escriben trescientas p\u00e1ginas. <strong>El \u00fanico salvable de los libros de autoayuda es el excelente \u201cYo me he llevado tu queso\u201d de Darrel Bristow Bovey<\/strong> -ojo, no confundir con el \u201cQui\u00e9n se ha llevado mi queso\u201d, libro de muy inferior calidad. Entre el osm\u00f3six, el huevo interior, y el gur\u00fa de la monta\u00f1a, la verdad es que uno se lo pasa muy bien. <strong>No me re\u00eda tanto desde el \u201cManual top secret de gesti\u00f3n empresarial de dogbert\u201d.<\/strong><\/p>\n<p> Volviendo a la productividad, encontr\u00e9 una ingente cantidad de blogs de \u201cproductivity p0rn\u201d -b\u00e1sicamente, la versi\u00f3n yuppie de los  libros de caballer\u00eda-. Sin embargo, hab\u00eda unos pocos blog serios, que hablaban del GtD. GtD para ac\u00e1, GtD para all\u00e1. S<strong>e refer\u00edan a esto del \u00abGet Things Done\u00bb y del GtD como si fuera la biblia<\/strong>. El GtD parec\u00eda escrito por un tal David Allen.<\/p>\n<p> Curiosidad de las curiosidades, el libro termin\u00f3 cayendo en una de mis compras masivas a Amazon; no muy convencido, y no sabiendo si iba a encontrar un manual de chorradas o simple basura; pero siempre que pido un lote, meto alg\u00fan \u201cincierto\u201d; y me he llevado alguna buena sorpresa.  Y la verdad es que no es que me haya impresionado: es que <strong>desde hace casi tres a\u00f1os es mi metodolog\u00eda de vida<\/strong>.<\/p>\n<p>  <iframe src=\"http:\/\/rcm.amazon.com\/e\/cm?t=davidsantoorc-20&#038;o=1&#038;p=8&#038;l=as1&#038;asins=0142000280&#038;fc1=000000&#038;IS2=1&#038;lt1=_top&#038;lc1=0000ff&#038;bc1=ffffff&#038;bg1=ffffff&#038;f=ifr\" style=\"width:120px;height:240px;\" scrolling=\"no\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" frameborder=\"0\"><\/iframe><\/p>\n<p> La primera lectura del libro es demoledora: verdades como pu\u00f1os. Algunas, ya ten\u00eda conocimiento intuitivo de ellas: lo que me funcionaba de productividad se parec\u00eda a algunas de las cosas del m\u00e9todo. Otras, despu\u00e9s de leerlas, se me quedaba cara de imb\u00e9cil: como no se me hab\u00eda ocurrido a mi antes. La segunda, lo segu\u00ed y lo implant\u00e9 paso a paso. Y hasta hoy.<\/p>\n<p> Para que os hag\u00e1is una idea de la importancia que ha tenido para m\u00ed: el libro lo he le\u00eddo ya cuatro veces; dos el primer verano de ser aut\u00f3nomo, y otras dos desde entonces. Si quer\u00e9is un \u00fanico libro de productividad, es este. Si quer\u00e9is seis buenos libros de productividad, comprad este, y ahorrad el dinero de los otros cinco.<\/p>\n<p>  <strong>Lo que voy a dar a partir de ahora es mi interpretaci\u00f3n personal del libro<\/strong>. Aunque recomiendo su lectura; ya que hay mucha m\u00e1s chicha de la que puedo poner en un post de un blog.<\/p>\n<p> La base del GtD es que nuestra mente es monotarea. Est\u00e1 pensada para perseguir al bicho, y cazarlo; o para correr para que el bicho no te cace. Partiendo de eso, la realidad humana moderna es mucho m\u00e1s compleja: tenemos decenas de responsabilidades en el trabajo, decenas de responsabilidades en la casa, decenas de responsabilidades con los amigos&#8230; el concepto de \u201cresponsabilidad\u201d no es necesariamente negativo: una \u201cresponsabilidad\u201d puede ser quedar para cenar con un amigo que no ves hace mucho tiempo, y que est\u00e1s deseando ver.<\/p>\n<p> El problema con las \u201cresponsabilidades\u201d no es que sean negativas, sino que generan lo que David llama un \u201ccircuito abierto\u201d -open loop-. Quiz\u00e1s podamos traducirlo mejor por \u201ccabo suelto\u201d; porque es lo que realmente significa en ingl\u00e9s. Corresponde con un <strong>compromiso que hemos tomado con nosotros mismos, pero que a\u00fan no hemos cerrado, y lo tenemos dando vueltas en el cerebro hasta que lo terminemos, y lo podamos olvidar<\/strong>. A nivel consciente estamos tomando decisiones de hacer cosas constantemente; esto deja \u201ccabos sueltos\u201d a nivel incosciente, que hacen que no estemos en lo que realmente estamos: nuestra capacidad de c\u00f3mputo es muy limitada, y estos circuitos abiertos, que no funcionan, la desperdician. Nos distraen, y evitan que estemos en lo que tenemos que estar.<\/p>\n<p> Lo que David propone es <strong>un sistema para procesar los compromisos y los proyectos; de tal forma que tenemos la comodidad y la tranquilidad de que no nos hemos dejado ning\u00fan cabo suelto pendiente. La tranquilidad de que no olvidas nada, y que tienes en tu mente solo lo que tienes que tener.<\/strong><\/p>\n<p> El problema de los sistemas que residen en la mente es que la mente no est\u00e1 clara. Por ello, en GtD se hace uso extenso del papel y del bol\u00edgrafo.<\/p>\n<p> <strong>GtD propone que trabajemos con<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Un \u00fanico punto de entrada de las responsabilidades.<\/strong> Creado artificialmente, concentramos en \u00e9l todo lo que \u00abentra\u00bb en nuestras vidas: Todo el correo f\u00edsico, todo el correo electr\u00f3nico que debe ser procesado, todos los trabajos, hasta las paridas que se me ocurren y que quiero desarrollar la mente van al punto de entrada: el INBOX. En mi caso, una caja f\u00edsica. Cualquier cosa que se te ocurra, por est\u00fapida que sea, o cualquier entrada de informaci\u00f3n va al INBOX.<\/li>\n<li><strong>Un \u00fanico proceso de gesti\u00f3n de responsabilidades<\/strong>, del que hablaremos m\u00e1s adelante.<\/li>\n<li><strong>Un \u00fanico punto de salida de responsabilidades.<\/strong> Una carpeta, el OUTBOX, donde empleados y colaboradores tomar\u00e1n lo que necesitan de ti.<\/li>\n<li><strong>Un \u00fanico archivo de informaci\u00f3n de larga duraci\u00f3n.<\/strong> En carpetas de cart\u00f3n, en la que cada carpeta tiene un \u00fanico tema. Las carpetas, nombradas mediante etiquetadora.<\/li>\n<li><strong>Un \u00fanico archivo de acciones futuras.<\/strong> En carpetas colgantes, con una carpeta por mes -12 carpetas-, y una carpeta por d\u00eda. Todas las noches cojo la carpeta del d\u00eda siguiente, la vac\u00edo en el INBOX, y pongo la carpeta ya vac\u00eda al final de las carpetas del mes siguiente. Gracias a ello, con 43 carpetas cubres el a\u00f1o completo.<\/li>\n<li><strong>Una \u00fanica referencia escrita de objetivos, proyectos, tareas accionables, tareas en espera y alg\u00fan d\u00eda\/quiz\u00e1.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p> La <strong>mec\u00e1nica del proceso de gesti\u00f3n de responsabilidades<\/strong> es muy simple: <\/p>\n<ul>\n<li>Tomas el primer elemento del INBOX -sin priorizar-, y analizas si requiere una acci\u00f3n o no.<\/li>\n<li>Si no requiere una acci\u00f3n porque es informaci\u00f3n pura, al archivo de referencia; si es de un tema no archivado, carpeta nueva. Por ejemplo, si es un art\u00edculo interesante que he encontrado, que ya he le\u00eddo y no lo quiero tirar, va a la carpeta adecuada.<\/li>\n<li><strong>Si no requiere acci\u00f3n ahora, pero requerir\u00e1 acci\u00f3n futura, abro el archivo de acciones futuras, decido cuando tengo que procesarlo, y lo pongo en la carpeta correspondiente<\/strong>. Por ejemplo, si me llega una reuni\u00f3n de trabajo para un d\u00eda, preparo todo el material de la reuni\u00f3n y la meto en la carpeta del d\u00eda de la reuni\u00f3n. Si se trata de un evento al que no se si asistir\u00e9 o no, pongo la informaci\u00f3n del evento en la carpeta de la fecha en la que deber\u00eda tomar la decisi\u00f3n.<\/li>\n<li>Si no tiene una fecha fija, ni urge, ni pasa nada porque se postergue eones porque no est\u00e1 vinculado a ning\u00fan proyecto, se pasa a la carpeta de incubaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Si requiere acci\u00f3n ahora, decidimos si se puede cerrar en dos minutos o menos. <strong>Si se puede atender en dos minutos o menos, cierras el cabo suelto. Ahora. Sin priorizar otras cosas. Sin procastinar.<\/strong> Si no se puede cerrar en dos minutos o menos, decide si es tu tarea o no. Si es tarea de otro, va al OUTBOX, y anotas qu\u00e9 tarea has delegado, y en quien; y en la lista de \u201cen espera\u201d si esperas alg\u00fan tipo de realimentaci\u00f3n o respuesta. Si es tu tarea, an\u00f3talo en lista de acciones pr\u00f3ximas.<\/li>\n<li>Finalmente, a lista de acciones pr\u00f3ximas indica un listado de las cosas que hay que hacer. Como se priorice es algo que no entra en el GtD.<\/li>\n<\/ul>\n<p> <strong>Una parte muy importante del GtD son las revisiones, semanales y mensuales.<\/strong> Para m\u00ed se han convertido en una parte muy importante de mi vida, ya que me permiten reenfocarlas. Las revisiones son tan importantes que dedicar\u00e9 a ellas una entrada completa a mi blog.<\/p>\n<p> <strong>\u00bfComo yo implemento GtD?<\/strong> En primer lugar, vemos en la imagen mi almac\u00e9n de informaci\u00f3n:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/www.orcero.org\/irbis\/gtd\/carpetas.jpg\" alt=\"carpetas gtd\" \/><\/p>\n<p> La etiquetadora que uso es esta:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/www.orcero.org\/irbis\/gtd\/etiquetadora.jpg\" alt=\"etiquetadora para gtd\" \/><\/p>\n<p> Este es mi archivo de 43 carpetas:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/www.orcero.org\/irbis\/gtd\/43carpetas.jpg\" alt=\"43 carpetas gtd\" \/><\/p>\n<p> De arriba a abajo, mi inbox, almac\u00e9n de hojas de organizaci\u00f3n -ya hablar\u00e9 de ello-, tablas y referencias, outbox, outbox espec\u00edfico de contabilidad, hojas en blanco, y hojas de borrador:<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/www.orcero.org\/irbis\/gtd\/inbox.jpg\" alt=\"inbox gtd\" \/><\/p>\n<p> Personalmente implemento el GtD tal y como propone David Allen; la \u00fanica diferencia es que <strong>empleo la t\u00e9cnica del loci romano de mnemot\u00e9cnica para tener un \u201cinbox de viaje\u201d<\/strong>; en el que meto las cosas que tengo que poner en el inbox y no puedo poner porque estoy charlando con un cliente, un amigo, o se me ha ocurrido una idea mientras que conduzco el coche. En la t\u00e9cnica de los loci, te imaginas una ruta muy conocida, y vas poniendo cosas pertinentes a lo que tienes que recordar en la ruta. Eso te permite no olvidar elementos, ya que las cosas te las imaginas en puntos fijos y concretos. <strong>Nada m\u00e1s llegar a casa, vac\u00edo la lista generada por el loci en el inbox, autom\u00e1ticamente, y sin excepciones.<\/strong> No proceso el loci, sino el inbox generado. El camino del loci, por lo tanto, no lo empleo como un inbox alternativo, sino como un pre-inbox para volcar cuando no estoy en la oficina. Como lo tengo mecanizado, no me supone ya dejar cabos sueltos.<\/p>\n<p>  Adem\u00e1s, <strong>empleo un armarito como \u201ccach\u00e9 de salida\u201d<\/strong>. Siempre que proceso algo del inbox que me obliga a llevar encima algo la pr\u00f3xima vez que salga -por ejemplo, un libro que tengo que prestar a alguien- lo dejo en el armarito. Siempre que salgo de casa, reviso el armarito.<\/p>\n<p> <strong>Mi algoritmo de planificaci\u00f3n de tareas<\/strong>, por otro lado, parte de que tengo clasificadas las pr\u00f3ximas tareas por ubicaci\u00f3n f\u00edsica. Para todas las tareas salvo @CENTRO -grupo de tareas vinculadas a ir a M\u00e1laga ciudad-, el algoritmo que empleo es el SJF; el trabajo m\u00e1s corto primero. La raz\u00f3n es que, como mis alumnos de sistemas operativos ya saben -por la cuenta que les trae- que si el estimador de tiempos de trabajo es bueno, es el algoritmo que permite procesar m\u00e1s trabajos por unidad de tiempo. Adem\u00e1s, asegura que minimizo el n\u00famero de tareas a medio terminar. Es importante destacar que <strong>no dejo que ninguna tarea planificada tenga m\u00e1s de cuatro horas<\/strong> -si la tiene, la parto en dos-, que estimo las tareas por cuantos de una hora, y que ante tareas de misma duraci\u00f3n, tomo la m\u00e1s antigua.<\/p>\n<p> En @CENTRO -la notaci\u00f3n la comentar\u00e9 en otra entrada al blog- trazo una ruta circular mental entre el aparcamiento y todas las tareas, y las hago del tir\u00f3n -cuando voy al centro, me paso la ma\u00f1ana entera-. Esto me permite minimizar el tiempo perdido en viajes.<\/p>\n<p> Finalmente, para terminar este primer art\u00edculo sobre GtD, quiero destacar dos hechos:<\/p>\n<p> Este sistema no sirve para nada si no lo llevamos a rajatabla. Si creamos excepciones, es in\u00fatil. Debemos ser rigurosos si queremos que sirva para algo. <strong>Debemos poder confiar ciegamente en nuestro sistemas; y estar seguros de que si el inbox est\u00e1 vac\u00edo, es que todo lo que tenemos que hacer y de lo que debemos preocuparnos est\u00e1 en la lista de pr\u00f3ximas tareas.<\/strong> La confianza en nuestro sistema es clave.<\/p>\n<p> El segundo hecho que quiero destacar es sobre determinados prejuicios. Mucha gente piensa que este tipo de metodolog\u00edas supone llevar una vida estructurada y encorsetada, y no tener creatividad ni llegar a relajarte; y que es inc\u00f3modo.<\/p>\n<p> <strong>Se\u00f1ores, no pueden estar m\u00e1s equivocados.<\/strong> Eso no va de que un m\u00e9todo diga como tienes que llevar tu vida; sino que tienes una estructura que te permite centrarte en lo realmente importante. Hablando claro: <strong>no puedes conquistar el mundo si pierdes el tiempo buscando donde demonios has puesto las llaves.<\/strong><\/p>\n<p> Gracias a que sigo este sistema, vivo tranquilo de que no se me olvida nada, y que no hay cabos sueltos. No solo tranquilo conscientemente -la mayor parte de los adultos lo est\u00e1n-, sino incoscientemente. <strong>Gracias a que mi mente no est\u00e1 con las minucias de las tresmil cosas que tengo que hacer durante el pr\u00f3ximo a\u00f1o porque me he comprometido voluntaria y conscientemente a ellas, llevo una vida relajada; disfruto de mi ocio como nunca lo he hecho; no se me ha pasado la fecha de nada que requiera mi acci\u00f3n. No tener la mente en chorradas ni en cosas que no sean transcendentes en el momento actual me permite tener la mente en lo que hago ahora.<\/strong> Es tener una mente zen no porque has alcanzado la iluminaci\u00f3n, sino porque has domado el caos. Puedes centrar tu mente en inventar cosas; de hecho, ahora soy m\u00e1s creativo de lo que he sido en toda mi vida adulta. Puedo plantear soluciones de pensamiento lateral a problemas m\u00edos y de mis clientes extremadamente complejos. <strong>El pensamiento lateral es enemigo de tener el incosciente peleando con cientos de cabos sueltos.<\/strong> Puedo llevar muchas cosas al mismo tiempo, llevarlas bien, y poder a\u00fan as\u00ed tomar decisiones r\u00e1pidas, a salto de mata, sin meter la pata. Y cuando estoy de ocio, puedo tomar la decisi\u00f3n cosciente de disfrutarlo, de estar en el momento; y que en mi ocio no tenga la mente vagando en lo que deber\u00eda estar haciendo. <\/p>\n<p> La organizaci\u00f3n personal es como un arte marcial: primero aprendes la forma. Y cuando la aprendes, pasa a formar parte de ti, ya no es un esfuerzo, es transparente, es algo que sale solo transciendes la forma.<\/p>\n<p> La serie no ha terminado a\u00fan: faltan tres conceptos m\u00e1s sobre los que orbita mi productividad. Pero los veremos en posteriores art\u00edculos.<\/p>\n<ul>\n<li>I. <a href=\"http:\/\/www.orcero.org\/irbis\/blog\/gtd-get-things-done\/\">Gestionando el tiempo: Get Things Done<\/a><\/li>\n<li>II. <a href=\"http:\/\/www.orcero.org\/irbis\/blog\/organizando-el-tiempo\/\">Gestionando el tiempo: Organizaci\u00f3n diaria del tiempo<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-size:78%;\"> Tags:<a href=\"http:\/\/technorati.com\/tag\/gtd\/\" title=\"gtd\" rel=\"category tag\">gtd<\/a>, <a href=\"http:\/\/technorati.com\/tag\/get+things+done\/\" title=\"get things done\" rel=\"category tag\">get things done<\/a>,<a href=\"http:\/\/technorati.com\/tag\/productividad\/\" title=\"productividad\" rel=\"category tag\">productividad<\/a><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>GtD \u2013 Get Things Done- ser\u00e1 la primera entrada sobre productividad; ya que es una de las herramientas m\u00e1s potentes de eficiencia personal que conozco. Mi entrada al GtD fue muy tarde. 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